Pause

Der Dienstplan soll nicht nur die Sicherstellung der Leistung über einen gewissen Zeitraum gewährleisten und den konkreten Personaleinsatz organisieren, sondern dient auch als Nachweis über die erbrachten Arbeitszeiten und die Anwesenheit der Mitarbeitenden bzw. als Nachweis für die Erfüllung der gesetzlichen und tariflichen Bestimmungen. Regeln dafür enthalten das Arbeitszeitgesetz, das Bundesurlaubsgesetz, die Arbeitsschutzbestimmungen und die Arbeitsverträge. Intern gibt es evtl. einen Rahmendienstplan einer Einrichtung bzw. der Arbeitsgruppe, in dem das Vorgehen bei der Dienstplanung durch die Personalabteilung unabhängig vom konkreten Monat beschrieben wird.

Dienstpläne als Instrumente der Personaleinsatzplanung

Der Dienstplan kann gleichgesetzt werden mit der operativen Personalplanung (konkrete und aktuelle Form der Einteilung) und wird im bestimmten Bereichen in der Regel für den Zeitraum eines Monats (Kalendermonat) oder für vier Wochen erstellt. Es handelt sich um eine kurzfristige Planung -
„Kurzfristige Personalplanung kann charakterisiert werden als

• operative, problemorientierte Planung

• in einem konstanten Planungsrahmen

• unter Anwendung von Planungsmethoden aus einem bekannten und bestehenden Methodenpool

• zur Umsetzung der Personalstrategie in den betrieblichen Leistungsprozessen.“

Das "kurzfristig" heißt dabei aber nicht, dass Planungen von Tag zu Tag einfach umgestossen werden sollen oder dürfen. Es steht nur im Gegensatz zu einer längerfristigen Planung über viele Monate hinweg. Die Mitarbeitenden haben ein Recht darauf, sich für ihre Freizeit Pläne zu machen, die "der Arbeitgeber" (in Person des Dienstplaners) nicht willkürlich umstossen darf. "Kurzfristig " heißt es also nur im Gegensatz zu "mittelfristig" = 6 Monate bis zu 2 od. 3 Jahren oder "langfristig" jenseits von 5 Jahren. Die Personaleinsatzplanung anhand der Dienstpläne stellt eine Steuerungsaufgabe dar, um detailliert messbare Teilziele zu erreichen. Eine Planung nach qualitativen Gesichtspunkten (Zuordnung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern auf entsprechende Stellen, Personaleinsatz bzw. Rahmendienstplan) ist bei Beginn der Dienstplanung bereits vorausgegangen, so dass nun eine Planung nach quantitativen Gesichtspunkten folgen kann - die eigentliche Dienstplan-Erstellung.

Definitionen

Dienstpläne sind Planungsinstrumente. Durch sinnvollen Personaleinsatz wird der Bedarf einer Abteilung unter Berücksichtigung rechtlicher, arbeitsorganisatorischer und arbeitsmedizinischer Faktoren abgedeckt. Häber u. a.(Lit.) bezeichnen die Dienstplanung als Bestandteil der Klientenversorgung, die zu jedem Zeitpunkt, also 24 Stunden am Tag, gewährleistet sein muss. Darüber hinaus haben Dienstpläne einen betriebswirtschaftlichen Nutzen. Aus der Dienstplanung sind Auswertungen und Statistiken über Mitarbeitereinsatz, Mehr- und Minderstunden sowie Mitarbeiterdaten für den Überblick zu erstellen und zu verwalten (z. B. in der Lohnbuchhaltung). Dabei eröffnet sich evtl. auch ein besserer Überblick über die Versorgungsqualität der zu versorgenden Menschen (Patienten, Klienten, Bewohner etc.). Im Arbeitsvertrag verpflichtet sich die MitarbeiterIn für ein festgelegtes Entgelt eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden zu leisten. Die Wochenarbeitszeit ist das herkömmliche Maß für den Arbeitsumfang, der zu leisten ist, z. B. 35 oder 38,5 oder 41 Stdn. (WAZ als Abkürzung). Der Arbeitgeber legt mittels Dienstplan im Rahmen der genannten Vorgaben fest, wann diese Arbeitszeit absolviert werden muss. Diese einseitige Festlegung der zeitlichen Lage der Arbeitstzeit durch den Arbeitgeber erfolgt aufgrund seines Weisungsrechts nach der Gewerbeordnung (§ 106 GewO). Er hat bei der Dienstplangestaltung jedoch die Mitbestimmungsrechte der betrieblichen Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat, Mitarbeitervertretung) zu beachten.

Ziele

Die zentralen Fragestellungen der Personaleinsatzplanung (und somit auch die der Dienstplanung) sind folgende:

1. Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
   • Beispiel: Bei der Dienstplanung wäre zu beachten, dass die vorgegebene, notwendige Anzahl an Mitarbeitenden eingeplant wird.
2. Welche Qualifikationen sollten die Mitarbeitenden für die Tätigkeiten aufweisen?
   • Beispiel: Es müssen genügend Pflegefachkräfte eingeplant werden.
3. Ab wann und für welchen Zeitraum werden die Mitarbeitenden eingesetzt?
   • Beispiel: Wann steht der Mitarbeiter X. im Planungszeitraum zur Verfügung? Dabei sind Versetzungen, Kündigungen, Urlaube usw. bei der Planung zu beachten.
4. Wo ist der Einsatzort der Mitarbeiter?
   • Beispiel: Wann arbeitet die Mitarbeiterin Y. an welchem Ort? Wird der Mitarbeitende während der Planungsperiode versetzt, oder "hilft" er/sie an anderer Stelle im Unternehmen "aus"?

Die Antworten auf diese Fragen betreffen die Strukturen der Einrichtung und der Art der Dienstleistungen. Sie können im Rahmendienstplan beantwortet sein, der über längere Zeit verbindliche Grundlage zur Dienstplanersellung ist. Bei der Dienstplanung sind drei Kriterien zu berücksichtigen, die auch gleichzeitig als Zielvorgaben verwendet werden können und sollten:

1. die Kundenorientierung: das heißt, die Dienstleistung ist an den Wünschen und Bedürfnissen der KundInnen auszurichten. Die Dienstplanung muss deshalb so gestaltet werden, dass einer Realisierung dieser Bedürfnisse Rechnung getragen werden kann.
2. der wirtschaftliche Personaleinsatz: das heißt, dass in Zeiten hoher Arbeitsdichte entsprechend viel und in Zeiten geringerer Arbeitsdichte weniger Personal eingeplant werden soll. Durch knappe Ressourcen ist die Steuerung der Personalmenge eine zentrale Aufgabe bei der Dienstplanung. Die Steuerung kann beispielsweise durch den vermehrten Einsatz von Teilzeitkräften erleichtert werden. Andere Möglichkeiten: Gleitzeit-Regelungen, Einsatz von Fremdfirmen, KapovAZ.
3. die Mitarbeiterzufriedenheit: das heißt, dass den Mitarbeitenden Arbeitszeitgewissheit und eine sorgfältige Planung geboten werden sollten, weil die Arbeitszeiten gerade für das Personal im Pflegebereich durch die Schicht- und Wochenendarbeit bereits zu höheren gesundheitl. Belastungen als in anderen Berufen führen können. Ebenso sollten Rückrufe während des Urlaubes oder an freien Tagen durch eine optimierte Organisation der Dienstplanung vermieden werden.

Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist hierbei obligat und selbstverständlich. Vergleichbares gilt für Zusagen aus den Arbeitsverträgen.

Formen und Vorgaben

Bei der Dienstplanung sind zahlreiche rechtliche und formale Vorgaben zu beachten: Bei der Regelung der Arbeitszeit unterscheidet man grundsätzlich zwei Formen:

1. öffentlich-rechtliche Bestimmungen, vor allem das Arbeitszeitgesetz und
2. privatrechtliche Bestimmungen, wie Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und /oder Arbeitsvertrag.

Zur Errechnung der monatlichen Soll-Arbeitszeit (Pflichtstunden) siehe unter: Arbeitszeit

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Die Bestimmungen des ArbZG sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Arbeiter, Angestellte und Auszubildende) verbindlich. Das ArbZG dient dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer, indem es bestimmte Mindeststandards festlegt. Innerhalb des gesetzichen Rahmens können die Arbeitszeiten flexibel gestaltet werden. Für den Arbeitnehmer günstigere Regelungen sind natürlich zulässig. Teilweise enthalten Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen aufgrund von Öffnungsklauseln im ArbZG von diesem Gesetz positiv abweichende und dem Gesetz vorgehende Regelungen.

Werktägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG)

Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann jedoch auf maximal zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden Arbeitszeit pro Werktag nicht überschritten werden. Samstage sind auch Werktage. Daraus folgt, dass eine wöchentliche Arbeitszeit von 60 Stunden zulässig ist, wenn im Durchschnitt des Ausgleichszeitraums z. B. durch freie Tage, 48 Stunden wöchentlich nicht überschritten werden. Für Nachtarbeitnehmer (s.u.) gelten kürzere Ausgleichszeiträume. Der Begriff „Arbeitszeit“ meint laut Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Beschäftigung ohne Ruhepausen. Pausen sind also keine Arbeitszeiten, evtl. aber Zeiten der Arbeitsbereitschaft und des Bereitschaftsdienstes in der Form der Anwesenheitsbereitschaft. Diese Bereitschaftszeiten sind bei der Einhaltung der Höchstarbeitszeiten mitzuzählen, nicht dagegen die Zeiten einer Rufbereitschaft.

Ruhepausen (§ 4 ArbZG)

Bei einer Arbeitszeit von bis zu sechs Stunden muss keine Pause gewährt werden. Zwischen sechs und neun Stunden Dauer der Arbeitszeit ist eine Pause von 30 Minuten einzuräumen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt die Ruhepause 45 Minuten. Die vorgeschriebene Gesamtpausenzeit darf in einzelne Zeitabschnitte von mindestens 15-minütiger Dauer unterteilt werden. Spätestens nach einer sechsstündigen Arbeit muss eine Pause gewährt werden. Die Pause darf nicht an den Anfang oder das Ende der Arbeitszeit gelegt werden. Pausen sind keine Arbeitszeit. Die Pausenzeit muss im Voraus, spätestens am Beginn der täglichen Arbeitszeit feststehen. Während der Pause muss der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz und auch das Betriebsgelände verlassen dürfen. Eine Pausenregelung genügt dann nicht den gesetzlichen Anforderungen, wenn den Arbeitnehmern zwar gestattet wird, Pausen zu nehmen, dies ihnen aber aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen unmöglich ist (BAG vom 23. September 1992 - 4 AZR 562/91). In die Pause darf keine Bereitschaft angeordnet werden. Es besteht in der Regel kein Anspruch auf Vergütung der Pausenzeit. Wenn also in einem Pflegebereich die Arbeitsbereitschaft auch während der Pause gewährleistet werden muss, dann kann dies dadurch geschehen, dass für jeweils einen Teil des Personals versetzte Pausenzeiten festgelegt werden. Z. B. Frühstückszeit zwischen 8:30 und 8:45 bzw. von 8:45 bis 9:00.

Ruhezeiten (§ 5 ArbZG)

Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. In Pflegeeinrichtungen kann diese Ruhezeit um eine Stunde auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn jede Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von 4 Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird. Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind nicht geeignet, die vorgeschriebene Ruhezeit zu erfüllen. Jedoch kann Rufbereitschaft angeordnet werden. Während der Rufbereitschaftszeit darf der Arbeitnehmer bis zu einer Dauer der Hälfte der Ruhezeit in Anspruch genommen werden, wenn ihm dafür zu einer anderen Zeit eine entsprechende Ruhezeit eingeräumt wird. Dauert die Inanspruchnahme mehr als die Hälfte der Ruhezeit, so ist dem Arbeitnehmer unmittelbar im Anschluss eine vollständige (mindestens zehnstündige) Ruhezeit zu gewähren.

Nachtarbeit (§ 8 ArbZG)

Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mindestens zwei Stunden während der gesetzlichen Nachtzeit zwischen 23.00 Uhr und 6.00 Uhr geleistet (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG) wird. Beschäftigte, die entweder Nachtarbeit im Rahmen von Wechselschichten zu leisten haben oder die an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr Nachtarbeit erbringen, sind so genannte „Nachtarbeitnehmer“ (§ 2 Abs. 5 ArbZG). Bei Nachtarbeitnehmern beträgt der Ausgleichszeitraum, innerhalb dessen eine durchschnitliche werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden darf, nicht sechs sondern nur einen Monat bzw. vier statt 24 Wochen. Das gilt aber nur für Zeiten, in denen sie Nachtarbeit leisten. Die arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen des ArbZG regeln die Grenzen zulässiger Nacharbeit und dienen damit dem Gesundheitsschutz der Arbeitsnehmer. Hiervon sind die Bestimmungen in Tarif- und Arbeitsverträgen zu unterscheiden, welche die Höhe der Vergütung der Nacharbeit regeln, zum Beispiel indem Zuschläge für Nachtarbeit zu zahlen sind. In solchen Bestimmungen wird der Zeitraum, der als (zuschlagspflichtige) Nachtarbeit gilt, teilweise abweichend vom ArbZG definiert. Nach § 7 Abs. 5 Tarifvertag für den öffentlichen Dienst (TVöD) ist Nachtarbeit etwa die zwischen 21 Uhr und 6 Uhr geleistete Arbeit. Steuerrechtlich ist Nachtarbeit bereits die Arbeit in der Zeit zwischen 20 Uhr und 6 Uhr (§ 3b Abs. 2 Satz 2 EStG). Soweit für tatsächliche Arbeit während dieses Zeit Nachzuschläge gezahlt werden, sind diese ganz oder teilweise steuerfrei.

Gesetzliche Bestimmungen für besondere Personengruppen

Ausnahmeregelungen zu obigen Sachverhalten gelten für Jugendliche, geregelt im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), und für werdende und stillende Mütter, geregelt im Mutterschutzgesetz (MuSchG). Weitere Ausnahmen gelten für Zivildienstleistende nach dem Zivildienstgesetz (ZDG) und für schwerbehinderte Menschen nach dem SGB IX (früher SchwbG).

privatrechtliche Bestimmungen

• individuell im Arbeitsvertrag (schriftlich oder sehr oft auch verbindlich mündlich) geregelt.
• geltende Tarifverträge oder bei den Kirchen auch Arbeitsvertragsrichtlinien (AVR)
• Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen

Formulare und Formvorschriften

Ein Dienstplanformular muss übersichtlich sein (entsprechend einer Vorgabe der Heimaufsicht). Das Format sollte DIN A 3 betragen, was jedoch keine vorgeschriebene Größe ist. Eine eindeutige Symboldarstellung und Erläuterung aller Symbole/Kürzel ist zwingend notwendig - die Legende. In der Regel werden Frühdienste mit F, Spätdienste mit S, Nachtdienste mit N usw. und einer arabischen Ziffer benannt.
Außerdem werden entsprechende Kürzel für Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Freizeitausgleich usw. festgelegt. „Eine einheitliche Symbolik (Verwendung der Kürzel) innerhalb einer Einrichtung ist notwendig, um eine Nachvollziehbarkeit auch nach langer Zeit sicherzustellen. Außerdem erleichtert sie es allen, den Dienstplan zu verstehen.“

Pro Mitarbeiter sollten drei Zeilen vorhanden sein. Die erste Zeile für den geplanten Dienst (SOLL-Dienste), die zweite Zeile für abweichende Dienste (angeordnete Änderungen) und die dritte Zeile für die Abweichungen vom Soll-Plan(IST-Dienste, z. B. in Form der Angabe der zusätzl. gearbeiteten Minuten). In manchen Einrichtungen zusätzlich eine 4. Zeile, in der die Anordnung der Änderungen per Namenszeichen der/des Vorgesetzen bestätigt werden muß. Außerdem sind anzugeben:

• Vor- und Nachname des Mitarbeiters
• die Qualifikation
• die Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad, -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
• der Nachweis für auszugleichende Feiertage, Mehr- und Überstunden (praktisch bedeutet dies das Kenntlichmachen der entsprechenden Ausgleichtage im Ausgleichszeitraum)
• der Dienstplanzeitraum sowie der Wohnbereich, für den dieser Plan gilt
• das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellenden (in der Regel die Stations- / Wohnbereichsleitung) und die genehmigende Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten (in der Regel die Pflegedienstleitung)
• die Abschlussunterschrift der beiden genannten Funktionsträger erfolgt nochmals nach Abrechnung des so genannten IST-Planes.

Diese Angaben können in Spalten vor oder nach dem Monatsblock erfolgen. Eine Frage der Übersichtlichkeit. Wie lange im Voraus der Dienstplan aushängen muss, ist nicht verbindlich geregelt. Empfohlen werden für eine Vorabversion sechs Wochen vor Inkrafttreten des verbindlichen Planes. Häber u. a. zeigen folgende zeitliche Vorgehensweise am Beispiel des Universitätsklinikums Heidelberg: Etwa einen Monat vor Inkrafttreten des Dienstplanes wird mit der Dienstplanung begonnen (egal ob rechnergestützt oder nicht, der Prozess bleibt im Prinzip gleich). In der ersten Dienstplanversion wird versucht, den Wünschen des Pflegepersonales gerecht zu werden beziehungsweise diese in den Planungen zu berücksichtigen. Diese erste Version des Planes wird von der Pflegedienstleitung geprüft, gegebenenfalls kommt es zu Änderungen. Für die Berechnung der monatlichen Sollstunden siehe weiter unter Arbeitszeit. Der Dienstplan ist arbeitsrechtlich ein Dokument und es gilt, ihn als solches zu behandeln. Eintragungen und Änderungen müssen zweifelsfrei nachvollziehbar sein: „Neben der Wahrheit muss das Dokument auch Klarheit schaffen.“

Aus diesem Grund müssen Eintragungen für den Betrachter eindeutig und nachvollziehbar beziehungsweise logisch sein. Die Benutzung von Tipp-Ex®, Bleistift oder Füller ist wegen des Gebotes der Echtheit untersagt. Eine Streichung bis zur Unkenntlichkeit der Daten ist ebenfalls nicht erlaubt. Deshalb sollte das Formular auch nicht zu klein gedruckt sein. Einen Dienstplan adäquat zu führen und diesen als Dokument zu betrachten ist grundsätzlich notwendig ...

• zur eigenen Sicherheit (Beweis der geleisteten Arbeit, haftungsrechtliche Sicht)
• zur Information von KollegInnen und Vorgesetzten
• zur Steuerung der weiteren Dienstplanung und
• als Nachweis für den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MdK), die Heimaufsicht und andere Institutionen.

Wichtig noch: Pausen, Urlaub, Ausfallzeiten. - hier noch Lücke -

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Das Vorgehen in 8 Schritten

1. Schritt:Beschreibung der zu erbringenden Leistungen (Das wird den KundInnen/PatientInnen ja vertraglich zugesichert. Umsetzung in der Planung). Möglichst in klaren zeitlichen Dimensionen. Wo präzise Angaben fehlen: von-bis-Werte. Aufgeteilt nach Berufsgruppen und danach, ob die Erbringung an bestimmte Zeiten gebunden oder wieweit sie flexibel ist = Aufwand / Bedarf

2. Schritt:Berücksichtigung gesetzlicher Erfordernisse (oder vertragl. Vereinbarungen). Beispiele: Urlaubsansprüche, Freistellungen für BR-Tätigkeit, FoBi´s, Schwerbehinderteneigenschaften, Krankheitsausfall, Schultagen der Azubi´s, .............. . Für die Ausfälle sind mindestens die kalkulatorischen Zeiten vorzuhalten, die auf länger entstandenen Erfahrungswerten basieren. Ohne solche Berücksichtigung in der Planung (Organisationsmangel) käme es zwangsläufig zu Personalengpässen und damit zum Risiko von Fehlern.

3. Schritt:Abgleich dieser Zahlen mit vorhandenem Personal ergibt Unter- oder Überdeckung. Bei Überdeckung ist die Annahme weiterer Dienstleistungen zu überprüfen. Mittel- oder längerfristig kommen Vertragsänderungen in Betracht. Kurzfristig kann Ausgleich mit/von Frei- und Urlaubsansprüchen weiterhelfen. (Vorsicht - Ein wiederholtes Unterschreiten der Mindestgrenze hat drei mögliche Konsequenzen: Überforderung der Beschäftigten mit den Folgen von Unzufriedenheit oder Krankheit, Vertragsverletzung gegenüber den alten Menschen durch Minderleistung bis hin zur Körperverletzung oder Imageverluste des Hauses, die nur sehr langsam ausgleichbar wären ( hat auch betriebswirtschaftl. Folgen ! )).

4. Schritt:Berücksichtigung der betriebl. und individuellen arbeitsvertragl. Gegebenheiten wie Schichtlänge, -zeiten, Lage freier Tage und dienstfr. Wochenende(WE). Vorab Klärung, wie bei Unterschreiten der Mindestanwesenheit vorzugehen ist. Damit klar ist, wer in so einem Fall die Suche nach Ersatz am Telefon aufnimmt. Aber damit z. B. auch nicht immer die gleiche Kollegin aus dem freien WE geholt wird.
Diese Mindesterfordernisse sollten für jeden Bereich und Schichtform festgelegt werden und allen bekannt sein = Rahmendienstplan (mit Mindest-, Soll- und optimaler Besetzung).

5. Schritt:Feinplanung unter Berücksichtigung von angemeldeten Urlaubsansprüchen, Schwangerschaftsfreistellungen u.ä; erforderl. Pausen, Freie Tage für AZ-Verkürzung. Einarbeitung des Nachtdienstes; evtl. Ablaufschema für rollierende freie Wochentage benutzen. Die Erfüllung der Mindesterfordernisse überprüfen.
Dazu sollte für jede Schicht in einer Hilfszeile zusammengezählt werden, wie groß die Schichtbesetzung an dem einzelnen Tag ist, um danach leichter unter- und überbesetzte Tage ausgleichen zu können.

6. Schritt: Aushang des Entwurfs zunächst bis ungefähr klar ist, welche Plus-/ Minus-Stunden noch berücksichtigt werden sollen (Dieser "Entwurfs-Zeitraum" sollte allen bekannt sein). Tauschwünsche - soweit betriebsüblich - können dann noch eingearbeitet werden.

7. Schritt: Bekanntgabe des verbindlichen Plans bis zum 28. des Vormonats bzw. dem davor liegenden Freitagmittag (Oder zum sonst -innerbetrieblich festgelegten- spätest akzeptablen Zeitpunkt). (Hinweis auf die Rechtsprechung: Mitarbeitende müssen nicht generell akzeptieren, von Tag zu Tag anders eingeteilt zu werden als vorab geplant oder vorhersehbar war. Organisationsmängel werden von Arbeitsgerichten nicht als Notstand akzeptiert.)

8. Schritt: Abrechnung des Vormonats - Abgabe im Personalbüro/Lohnbuchhaltung. - darauf basierend die Erstellung der Vorplanung für die beiden folgenden Monate (z. B. erforderlich für Personaleinstellungen)

Bemerkung zur Abfolge von Schritt 7 / Schritt 8: Dazwischen liegt ein arbeits- und änderungsreicher Monat. Dazu (Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Mehrarbeit) siehe oben das Stichwort Klarheit. Je mehr im Vorfeld getan wird, damit der Dienstplan im Einverständnis aller Beteiligten erstellt wird, desto weniger Ärger gibt es "unterwegs" durch Änderungswünsche. Notwendige Änderungen auf Grund von Krankheiten belasten die Mitarbeitenden sowieso sehr stark.

notwendige Hilfsmittel

Diese Hilfsmittel werden bei einer Planung von Kopf und Hand benötigt. Bei einer Planung am PC sieht es etwas anders aus.

• Urlaubsplan
• Geburtstagsliste der Mitarb., um dies zu berücksichtigen
• Jahresübersicht Feste und Feiern der Einrichtung
• Sollstunden-Liste, inkl. Umrechnung für Teilzeitkräfte
• Plan der Vormonate und lfd. Monat
• Rahmendienstplan, evtl. mit genauen Personalanhaltszahlen
• evtl. Rotationsschema für die Lage der fr. Tage (besonders bei einer 5-Tage-Woche wichtig)
• Wunschliste der Mitarbeitenden (soweit dies berücksichtigt werden kann)
• Türschild - Nicht stören, Telefonvertretung regeln(Anmerkung 2)
• leere Formulare

Anmerkung 2: Der Zeitaufwand für die Dienstplan-Erstellung wird um so größer je mehr Unterbrechungen dabei stattfinden (das hat nichts mit der Berechtigung der Unterbrechung zu tun). Beim Arbeitgeber sollte ein Interesse daran bestehen, dass die Leitungskräfte der unteren und mittleren Führungsebene nicht zu lange von den anderen Aufgaben abgehalten werden, indem z. B. ein ruhiger Arbeitsplatz für die Dauer der Dienstplan-Erstellung zur Verfügung gestellt wird. Eigentlich ist es unglaublich, dass Dienstpläne in privaten Räumen erstellt werden müssen, weil es am Arbeitsplatz nirgends möglich ist. Die Dauer der Dienstplan-Erstellung kann je nach Umgebungsbedingungen leicht zwischen 2 und 12 Stunden schwanken.

Abrechnung des Vormonats

Bei der Abrechnung des Vormonats werden einzelne Zeitbeträge

• mitarbeiterbezogen individuell und
• für verschiedene Teilgruppen oder das ganze Team zusammengefasst, um z. B. in Jahresübersichten eingearbeitet zu werden.

Die Daten zur einzelnen Mitarbeiterin dienen in der Lohn-/Gehaltsbuchhaltung der Errechnung der so genannten Zeitzuschläge auf den Lohn des betreffenden Monats.

Beispiele: Vergleich Sollarbeitszeit und geleistete Arbeitszeit, Dienste zu "ungünstigen Zeiten", Urlaubstage und deren Zeitwert.

Die Abrechnung kann von Hand oder über die DP-Software automatisch vorgenommen werden und ist den Mitarbeitenden bekannt zu geben. Im Dienstplan sind dafür am Ende der Mitarbeiterzeilen Felder vorgesehen. Bei den mitarbeiterbezogenen Auswertungen ist der Datenschutz zu beachten.

Einige der Auswertungen können auch als Qualitätsindikator für die Güte des Dienstplans, bzw. die Ausstattung mit Personal (Strukturmerkmal) genutzt werden.

Beispiele: die Häufigkeit von Überstunden in Bezug auf die gesamten Fehlzeiten wegen Krankheit oder die Zahl der Arbeitstage in Unterbesetzung (bezogen auf die Vorgaben des Rahmendienstplans). In der Regel sollten sich Überstunden nicht bei einzelnen Mitarbeitenden konzentrieren sondern im Team relativ gleichmäßig verteilt erbracht werden.

Software-Lösungen

Bei Software-Lösungen der Personaleinsatzplanung tauchen zusätzlich folgende Stichworte auf, die evtl. erklärt werden sollten: Bedarfsplanung unter Berücksichtigung der Qualifikationsprofile, Planungsmöglichkeit mit Genehmigungskonzept anhand der Führungsstrukturen, Integration in die betriebswirtschatliche Zeitwirtschaft durch Schnittstellen zu den jeweiligen Lohn- und Gehaltsystemen unter Berücksichtigung von Tarif- und anderen Regelwerken wie TVöD/BAT, SAP- oder ähnliche Schnittstelle, Zeiterfassungssoftware (z. B. für Zutrittsausweise), Zeiterfassungen für alle Buchungsarten, optische Darstellung (früher: Stecktafel), dezentrale Arbeitsplatzsoftware via Internet/Intranet, automatische Urlaubsermittlung

Siehe auch

• Arbeitsbelastungen durch häufige Dienstplan-Änderungen, Arbeitsrecht- Rechtskunde, Arbeits-Zufriedenheit und Selbstbestimmung, Betriebsklima, Betriebsrat, Personalführung - Aufgaben der Stationsleitung und der PDL, TVöD (bis 2005 BAT), jährlicher Urlaubsplan (Grundsätze bei der Erstellung des U.)

Literatur

• Birkenfeld Ralf: ABC der Dienstplangestaltung: Arbeitszeitflexibilität und neue Arbeitszeitmodelle im Gesundheitswesen, 2. Auflage, Frankfurt am Main, Bund-Verlag, 2000, ISBN ?
• Bühner Rolf: Personalmanagement, 2. Auflage, Landsberg/Lech, Verlag Moderne Industrie, 1997, ISBN ?
• Funk Johannes: Dienstplangestaltung, Rechtsgrundlagen, Beispiele, Tipps, 2. Auflage, Hannover, Vincentz Verlag, 2002, ISBN ?
• Haastert, Frank: Einseitig angeordnete Überstunden in der stationären Altenpflege. Rechtliche Grenzen für den Arbeitgeber. BoD, 2007, ISBN: 978-3-8370-1171-5
• Häber A, Eichstädter R, Haux R: Rechnerunterstützte Dienstplanung in der Pflege. <http://www.klinikum.uni-heidelberg.de/fileadmin/pflegebereich/publikationen/dvd_artike1l.pdf >.
• Jung Hans: Personalwirtschaft, 6. Auflage, München u. a., R. Oldenbourg Verlag, 2005, ISBN ?
• Kämmer Karla, Schröder Barbara (Hrsg.): Pflegemanagement in Alteneinrichtungen, 3. Auflage, Hannover, Schlütersche, 1998, ISBN ?
• Kieschnick Henry: Praxis: Intelligente Personaleinsatzplanung schafft Raum für eine bessere Pflege. In:Pro Alter 1/2006 .S. 46-53
• König, Jutta: Was die PDL wissen muss. Das etwas andere Qualitätshandbuch in der Altenpflege, Hannover, Schlütersche, 2003, ISBN ?
• Schäfer Wolfgang, Jacobs Peter: Praxisleitfaden Stationsleitung: Handbuch für stationäre und ambulante Pflege, Stuttgart, Kohlhammer, 2002, ISBN ?
• Wipp, Michael; Sausen, Peter; Lorscheider, Dirk: Regelkreis der Einsatzplanung - Dienstpläne sicher und effizient erstellen, Hannover, Vincentz network, 2012, ISBN 3-86630-184-7

Weblinks

• Informationen zum Dienstplan auf Schichtforum.de
• http://de.wikipedia.org/wiki/Arbeitsrecht
• http://de.wikipedia.org/wiki/Betriebsklima

Software-Anbieter

• Schichtplaner Online - Kostenloser Online-Dienstplaner.
• DEJORIS - Der Online-Dienstplaner.
• Elektronische Dienstplan-Lösung e-timer von Standard Systeme
• ShiftJuggler - Online Dienstplan-Software von SSH Online-Services UG (haftungsbeschränkt)
• Papershift - Der Dienstplan Online und als Dienstplan App
• Planik! - Dienstpläne auf Knopfdruck